Hoe betaal ik mijn actie?

Actievoeren hoeft niet duur te zijn.

Een actie mag niet stranden op gebrek aan geld. Maar als je kosten maakt, hoe zou je die kunnen dekken? Maak een begroting en ga op zoek naar financiers.

Actievoeren kost geld.

Geld dat een actiegroep niet zomaar tot zijn beschikking heeft. Acties vragen ook investeringen. Denk aan organisatiekosten, aan het verspreiden van informatie of aan het drukken van een flyer.

Wat kost het?

Elke actie kent een aantal vaste kostenposten: 

• Organisatiekosten, zoals
• • onkosten en reiskosten voor vrijwilligers
  • vergaderruimte, koffie, thee
  • uitnodigingen
  • telefoonkosten
• Publiciteitskosten, zoals
• • postzegels, kopieerkosten
  • posters, flyers
  • foto’s
• Kosten derden, zoals
• • gemeentelijke vergunningen
  • veiligheid (EHBO)
  • ADL-hulp
  • versterkers, ringleiding, doventolk
  • koffie en broodjes voor de deelnemers
  • vervoer
• Actiekosten, zoals
• • gadgets
  • muzikanten, sprekers

Om een goede begroting te maken voor je actie, moet je eerst schatten wat je onkosten zullen zijn. Bepaal daarbij zelf of je die kosten ook werkelijk maakt. Is het echt noodzakelijk om reiskosten te betalen van vrijwilligers?

Hoe betaal je het?

Er zijn verschillende manieren om aan geld te komen voor je actie:

• Zoek een lokale sponsor: een organisatie of bedrijf dat bereid is om geld te geven of om de kosten van een activiteit op zich te nemen. Welk bedrijf heeft belang bij jouw actie? Zijn er bedrijven die een relatie hebben met het doel van actie, met je organisatie of met je doelgroep? Ga bijvoorbeeld na of iemand familie heeft met een beperking.
• Productsponsoring is niet al te lastig als je precies weet wat je nodig hebt. Denk bij steun in natura aan gratis kopiëren of post verzenden. Is er een bedrijf dat een fototoestel beschikbaar wil stellen? Wil iemand een flyer drukken?
• Zoek naar bedrijven of middenstanders die goedkope offertes willen uitbrengen.
• Vraag subsidie aan: ga naar de gemeente of kijk op de fondsendiskette of er (lokale) organisaties zijn die misschien subsidie kunnen geven. Denk bijvoorbeeld aan een solidariteitsfonds als “Het Zwarte Gat”, een vakbond, een lokale politieke partij of een zorgverzekeraar. Subsidie aanvragen duurt meestal lang.
• Overleg met het lokale platform: welke kosten kunnen zij voor hun rekening nemen. Reis- en onkosten van vrijwilligers misschien?
• Ga na actie met de pet rond: zet een emmer neer en vraag aan deelnemers en voorbijgangers om een vrijwillige bijdrage.
• Doe een beroep op Makkers of Programma VCP: daar is kosteloos materiaal en apparatuur te leen voor acties.

Hoe pak je dat aan?

1. Begin met maken van een draaiboek. Daarin kun je precies zien wat er nodig is en op welk moment.
2. Spreek af wie de begroting gaat maken en wie verantwoordelijk wordt voor de afrekening. In de begroting zet je de verwachtte kosten en de mogelijke inkomsten. Geef aan wat zeker is, waar kansen liggen en wat voorlopig alleen nog mogelijkheden zijn.
3. Spreek af wie sponsors benadert of medestanders zoekt met geld. Onderzoek wat je zelf kunt regelen. Kijk wat je daarna nog nodig hebt. 
4. Ga na bij welke sponsor of subsidiegever je kans hebt op een bijdrage. Bel een subsidiegever op om te vragen wat je kansen zijn.
5. Vraag gericht subsidie, sponsorgeld of steun in natura aan. Wees specifiek. Vraag om de juiste spullen bij het juiste bedrijf of organisatie. Wees enthousiast. Maak niet alleen duidelijk wat je eigen doelstellingen zijn, maar laat ook zien wat de sponsor er aan heeft. Overtuig hen ervan dat zij het nodig hebben; niet dat jij wanhopig op geld zit te wachten.
6. Als er een antwoord komt, reageer dan meteen. Leg een dossier aan van al je aanvragen en reacties. Noteer ook de afwijzingen, met de gegeven motivatie. 
7. Stuur de geldgevers een uitnodiging voor je actie. Vergeet na afloop zeker niet om bedankbriefjes te sturen.

Hoe vraag je subsidie?

1. Maak een begroting voor je actie waarin je laat zien hoeveel geld je nodig hebt en wat je zelf kunt bijdragen. 
2. Ga na wat de formele procedures zijn. Vaak kosten deze veel tijd. 
3. Schrijf een korte, duidelijke brief met subsidieverzoek. Stuur die brief aan een persoon, niet aan een organisatie. In de brief staat:
   - Wie of welke organisatie heeft het geld nodig?
   - Om hoeveel geld gaat het?
   - Waarvoor is het geld bestemd?
   - Wat is hierin je eigen bijdrage?
   - Wanneer heb je het geld nodig?
   - Bij wie heb je nog meer een subsidieaanvraag ingediend?
   De begroting moet je meesturen. Verder kun je altijd mondeling of schriftelijk nog extra uitleg geven.
4. Subsidie kan vooraf of achteraf worden betaald. Subsidie moet altijd worden verantwoord met betalingsbewijzen. Bewaar je bonnetjes!

Twee voorbeelden

• Voor de actie van de “Maak de Vluchtheuvel toegankelijk” gaat de actiegroep stickers verkopen. Voor de productie van de stickers verlenen lokale middenstanders (drukkerij, stanzerij) en kunstenaar (ontwerp sticker) kosteloos hun diensten. De inkomsten gebruikt de actiegroep om een fotopresentatie te maken.
• Voor de brievenbusactie in Utrecht was een vorkheftruck nodig. Zo liet men zien dat mensen in rolstoelen niet op een gewone manier bij de brievenbus konden. Na wat heen en weer gebel, wilde Bo-rent een heftruck tegen gereduceerd tarief verhuren. Later, bij krantenartikelen en op de site was het logo van het bedrijf goed zichtbaar…
  

 Download als word bestand