Draaiboek schrijven

Hoe maak ik een draaiboek voor een actie?

Actievoeren is niet moeilijk. Een goed plan is echter onmisbaar.
Maak daarom altijd een draaiboek. Zo’n draaiboek voorkomt dat je zaken over het hoofd ziet. Het helpt bij het ordenen en verdelen van taken. In een draaiboek staat alles wat nodig is om de actie tot een succes te maken: alle taken en werkzaamheden, alle afspraken over tijdpad en taakverdeling.

Draaiboek maken

Een draaiboek is nooit klaar. Je werkt het telkens bij. Wees daarbij concreet over de activiteiten op korte termijn. Over de activiteiten die later plaatsvinden, hoef je in het begin nog niet zo precies te zijn. Die werk je pas uit als je verder bent met de voorbereidingen. Zo kom je tot een gedetailleerd draaiboek waarin van uur tot uur staat beschreven wat er gaat gebeuren, op welke locatie en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Hoe plannen?

Waaraan moet je denken bij je actie of manifestatie?

• Een tot twee maanden voor de actie. Vergunningen en verzekeringen, afspraken met gebarentolk en leveranciers (ADL hulp, geluidsapparatuur, mobiele toiletten, vervoer, e.d.), locatie, financiën, eerste oproepen achterban.
• Twee weken voor de actie. Sprekers en andere gasten, programma, oproepen achterban.
• Een week voor de actie. Schriftelijke informatie en andere actiemiddelen, berichtgeving naar media.
• Een dag voor de actie. Controleren locatie, lijst met contactpersonen, draaiboek, middelen en materialen.
• Actiedag. Inpraten van vrijwilligers en sprekers, meenemen middelen en materialen.

Wat moet er in het draaiboek?

Er zijn twee soorten draaiboeken: het organisatiedraaiboek en het dagdraaiboek. 

• Organisatiedraaiboek. Het organisatiedraaiboek gebruik je om de actie goed op poten te zetten.
• Dagdraaiboek. In het dagdraaiboek staat van minuut tot minuut wat er gebeurt op de actiedag en wat er op dat moment van wie wordt verwacht.

In het organisatiedraaiboek staat systematisch wie wat gaat doen, en vooral wanneer. Maak ook een kolom voor bijzonderheden. Daarin kun je extra informatie over een bepaalde taak opnemen. In de bijlage vind je een schema dat je voor je eigen organisatiedraaiboek kunt gebruiken.

Vaste onderdelen van een actiedraaiboek zijn:

• beslissen over de actie
• veiligheid
• vervoer
• vergunningen
• ADL hulp en andere voorzieningen
• geld
• oproepen achterban
• inschakelen 'bondgenoten'
• publiciteit, contacten met de politiek
• tijdens de actiedag zelf
• verslag
• evaluatie.

In het dagdraaiboek leg je vast welke afspraken er zijn gemaakt voor de actiedag zelf. Op die manier voorkom je bijvoorbeeld dat mensen dubbele taken hebben. In de bijlage vind je een aantal schema’s waarmee je je eigen dagdraaiboek kunt maken. Je begint met het maken van een globale taakverdeling. Daarna beschrijf je per minuut wie wat doet. Tenslotte maak je een overzicht van telefoonnummers en contactgegevens van de mensen die bij de actie betrokken zijn.

Tip: houd de zaak zoveel mogelijk onder controle, maar bedenk… chaotisch is niet altijd slecht. Immers het feit dat het geen professioneel en strak georganiseerde actie is, kan het juist sympathiek maken.

 Download als word bestand