Workshops organiseren

Actief en betrokken samenwerken tijdens presentaties

Een actiegroep kan zichzelf op veel plaatsen presenteren. Regelmatig worden makkers gevraagd om mee te werken aan symposia of studiedagen. ‘Kunnen jullie niet eens een workshop komen geven?’

Interactiviteit is het belangrijkste kenmerk van een workshop. Anders dan bij een lezing, worden deelnemers aan een workshop persoonlijk bij het programma betrokken. Deze persoonlijke betrokkenheid vraagt aandacht voor het creëren van een goede werksfeer. Het betekent ook dat de groep deelnemers beperkt moet zijn. Wil je echt samenwerken in een groep, dan zal die groep niet groter dan zeven moeten zijn.

Doel

Elke workshop heeft een duidelijk doel. Dat resultaat is nooit alleen maar kennisoverdracht. Informatievoorziening kan erbij komen, maar vaker zal het gaan om het opdoen van persoonlijke ervaringen of het oefenen van vaardigheden door de deelnemers. Soms worden workshops ook ingezet om een probleem te verkennen, samen oplossingen te vinden en te komen tot besluitvorming ten behoeve van de organisatie.

Structuur

In een workshop werk je op een gestructureerde manier. Een vaak gehanteerde opbouw is:

• Voorbereiding. Mensen naar hetzelfde beginpunt brengen: welkom, context schetsen, doel benoemen, programma aanduiden, spelregels duidelijk maken.
• Divergentie (uit elkaar gaan). Probleem verkennen, informatie verzamelen, ideeën genereren, zoeken naar verschillen.
• Convergentie (bij elkaar komen). Meningen bij elkaar brengen, consensus zoeken, tot conclusies komen, besluitvorming.
• Afronding. Vaststellen resultaten, vervolgafspraken maken, evalueren.

Je programma moet voor deelnemers helder zijn. Om zo goed mogelijk deel te nemen, moeten ze weten waar ze aan toe zijn. Maar binnen je programma kun je improviseren. Gebruik de inbreng van de deelnemers. Pas je programma aan als onderdelen uitlopen in de tijd. Zie de workshop als een reis op weg naar resultaat. Je kunt kiezen voor een andere weg, maar je doel blijft hetzelfde.

Eenvoud

Kies een eenvoudige werkvorm. Eenvoudig om uit te leggen en snel te begrijpen. Doel is niet de bijzondere werkvorm, maar het is het resultaat dat telt. Voorwaarden voor passende werkvormen zijn bijvoorbeeld:

• deelnemers moeten hun aandacht bij de groep kunnen houden, niet bij het middel;
• weinig eigen werk van de workshopleider;
• weinig voor- en nabereiding voor workshopleider en deelnemers.

Eenvoud betekent echter niet dat je kunt volstaan met alleen woorden. Zorg dat mensen iets kunnen doen. Laat ze bewegen. En: maak het visueel. Denk bij visualiseren bijvoorbeeld aan de agenda, het programma, ideeën, besluiten.

Werkvormen

Je hebt workshops in alle soorten en maten. Sommige workshops zijn verkapte lezingen waarin deelnemers vooral luisteren en hooguit wat vragen kunnen stellen. Andere workshops zijn meerdaagse werkconferenties waarin organisaties met hun medewerkers oplossingen voor problemen zoeken (heidesessies). Wij doelen echter op kortdurende bijeenkomsten met stimulerende werkvormen. Hieronder enkele voorbeelden afkomstig uit de literatuur. Let wel, je kunt de werkvormen vaak in verschillende onderdelen van de workshop inzetten.

Voorbreiding

Kennismaken

• Voorstelrondje: Laat mensen ook eens een ongewone persoonlijke ervaring vertellen (hobby’s, laatste tandartsbezoek, laatste bekeuring, laatste boek gelezen, waarover geërgerd of boos). Je kunt ook een vraag kiezen die bij het thema van de workshop aansluit.
• Namenrondje: Zet mensen in cirkel. Niet alleen je eigen naam noemen, maar ook de namen van de mensen die je in de cirkel voorgingen. Daarna andersom.
• Iets over jezelf: Laat mensen rondlopen met een bordje met een paar antwoorden op een persoonlijke vraag. Anderen moeten in korte tijd zoveel mogelijk mensen aanspreken op die antwoorden.
• Vraag het de ander: Idem, maar nu bedenken mensen zelf de persoonlijke vragen.
• Teken iets over jezelf: Idem, maar nu lopen mensen met een eigen tekening rond waar ze vragen over krijgen.

Uitgangspunten

• Vragen en antwoorden: Bedenk n.a.v. thema van de workshop een aantal vragen die iedereen vanzelfsprekend vindt. Vraag daarna welke vanzelfsprekendheden nog niet aan bod zijn gekomen. Hiermee leg je de gedeelde uitgangspunten vast.
• Cirkelen: Als je niet precies weet wat je wilt bereiken, ga je vragen stellen die wel met het onderwerp te maken hebben, maar er niet rechtstreeks over gaan. Je draait er in cirkels omheen. (hoe ziet het eruit, hoeveel A4-tjes, wat mag het kosten, hoe zwaar mag het worden, wanneer moet het af, enz.)
• Story telling: Laat mensen in subgroepen vertellen over opvallende persoonlijke ervaringen. Bijvoorbeeld: vertel iets over een actie die leuk, professioneel, succesvol of zeer slecht was. Laat de anderen analyseren wat de kernpunten zijn in het verhaal.
• Visiekaarten: Selecteer in kleine groepen kaartjes met tevoren opgeschreven foto’s en teksten die naar standpunten verwijzen. Wat wil jij zijn? Plak kaartjes op flaps bij tevoren vastgestelde categorieën. Bespreek de indeling.

Divergeren

• Brainstormen: Zie aparte handreiking onder Tips & Trucs op Makkers-site. Kies eens niet voor het zoeken naar de gewenste situatie, maar laat deelnemers juist de meest ongewenste situaties bedenken.
• Brownpaper techniek/metaplan/kapstok/mindmap: Allemaal verschillende werkvormen waarbij deelnemers associaties, meningen, knelpunten, oplossingen e.d. op gele memoblaadjes schrijven. Die worden opgeplakt en vervolgens geclusterd. Dat clusteren kan in vooraf opgestelde categorieën, maar ook kunnen de categorieën al werkende weg ontwikkeld worden.
• Collage: Maak een mood-board. Knip of scheur plaatjes en teksten uit tijdschriften die een bepaalde sfeer of associatie hebben en plak ze bij elkaar. Bespreek de associaties.
• Markt: Subgroepen presenteren hun mood-boards, zelfgemaakte folders, posters, websites en dergelijke op een markt aan de andere deelnemers
• Klaag- en jubelmuur: Deelnemers lopen door elkaar. Op de jubelmuur schrijven of tekenen ze alles wat de kracht van hun actiegroep weergeeft. Op de klaagmuur komen de zwakke kanten. Kies bij bespreking bijvoorbeeld voor het versterken van de positieve kanten of voor het verbeteren van de zwakke kanten.
• Futuring: Deelnemers beschrijven hun organisatie, project, actie alsof alles wat zij willen ook echt gelukt is. De beschrijvingen moeten concreet zijn, en zichtbaar maken wat je dan ziet. Bespreek de beelden. Werkvorm om over problemen heen te stappen en naar idealen te kijken.
• Kort geding: Splits de groep in tweeën. Verdedigers brengen sterke, positieve punten naar voren. Aanklagers brengen negatieve, vervelende punten naar voren. Enkele mensen zijn gespreksleider en zorgen voor samenvattingen. Na afloop in kleine groepen bespreken hoe de positieve kanten versterkt of de zwakke kanten weggenomen kunnen worden.
• Lagerhuisdebat: Debat volgens een vast stramien in een aantal onderdelen, waarbij mensen tegenover elkaar zitten. Discussies tussen panelleden, discussie met een uitgenodigde gast en een gesproken column. Een juryvoorzitter wijst achteraf een deelnemer aan als beste debater.
• Spiegelen: Voorafgaand aan de workshop een lijst met vragen of stellingen maken. Tijdens workshop laten invullen, scores zichtbaar maken en resultaten gezamenlijk bespreken.
• Transponeren: Plaats je probleem in een geheel andere context en vraag deelnemers om oplossingen te bedenken in die situatie (100 jaar geleden, camping, bibliotheek).
• 'Sjaan weet alles’ (Makkers workshop): Ga uiteen in subgroepjes om specifiek aspect van een probleem op te lossen. Stuur daarna onaangekondigd een ‘wethouder’ of ‘journalist’ langs om vanuit die rol de oplossingen ter discussie te stellen.
• ‘Leer van je eigen actie’ (Makkers workshop): Ga na afloop van een actie uiteen in subgroepen en bespreek de sterke en zwakke kanten van een aspect van die actie (bijvoorbeeld veiligheid, communicatie, organisatie).
• ‘Theater in actie’ (Makkers workshop): Tijdens workshop over de inzet van ludieke werkvormen in acties door de ‘Gemeentereiniging’ (straatmuzikanten die acties ondersteunen) workshopdeelnemers meteen laten meedoen met genoemde werkvormen.
• ‘Leer actievoeren in 10 minuten’ (Makkers speed-workshop): In 10 minuten van probleem naar actie. Wat zit je dwars, wie gaat daarover, waar is hij gevoelig voor, hoe pak je hem aan?

Convergeren

• Beelden bouwen: Laat deelnemers de uitkomsten van je workshop in beelden vertalen. Dit kan als poster, collage, advertentie, maar je kunt ook een sneltekenaar vragen om de samenvatting van subgroepjes te verbeelden.
• Inspringspel: Rollenspel/simulatie waarbij een van de toeschouwers kan inspringen en een rol overnemen als hij/zij een andere wending aan het spel wil geven of een andere ervaring wil inbrengen. Gezamenlijk nabespreken.
• Motto’s: In subgroepjes analyseren deelnemers hun situatie aan de hand van een checklist of opdracht. Laat de belangrijkste, sterkste thema’s vertalen in beelden, beeldspraak of in motto’s. Kies een vorm om die motto’s te verbeelden (rollenspel, sneltekenaar, Loesje).
• Positiewisseling: In kleine groepjes kruipen in de huid van andere partijen. Bij nabespreking bijvoorbeeld letten op het effect van de verschillende perspectieven.
• Stickermethode: Voorstellen en suggesties opschrijven. Deelnemers vragen om met beperkt aantal stickertjes voor- of afkeuren aan te geven. Maakt zichtbaar wat de groep het belangrijkst vindt.

Afronding

De afronding van een workshop doe je meestal met z’n allen. De workshopleider zet de uitkomsten op een rij. Wat zijn de resultaten en wat is er afgesproken?

Checklist

• Programma, handouts, documentatiemap
• Dikke, gekleurde viltstiften en flapovers
• Verfafplakband
• Memostickers
• Schaar, paperclips
• Papier en pennen voor deelnemers om aantekeningen te maken
• Naambordjes
• Passende zaalopstelling (kun je ook in subgroepjes werken?)
• Camera om opgeplakte stickers te kunnen fotograferen
• Intekenlijst voor deelnemers (contact met elkaar, informatie nasturen)
• Bruikbaarheid en toegankelijkheid (ringleiding, doventolk, presentatie in grote letters, ADL, enz.)

Meer lezen

• Erik Siegel (2001). Workshops en leuker vergaderen:

  www.siegel-ict.nl/ProductInfo/wp_workshops/index.php

• Adrie van den Berge e.a. (1994). Werkboek werkconferenties. Utrecht: Lemma.

Download als word bestand