Beurswerk

Hoe bereid je je voor op een beurs of infomarkt?

Als besloten is dat je met een stand op een beurs gaat staan, zijn er tal van zaken waar je aan moet denken. Deze handreiking wijst je stap voor stap de weg naar je informatiestand.

Voorbereiding

Op een beurs sta je niet alleen. Plan een week of twee tevoren een bijeenkomst voor alle betrokkenen. Bespreek dan:

• Doel: zorg voor half A4 met uitleg waarom je op die beurs staat, zoals info geven, leden winnen, feedback krijgen, publiciteit. Vertel daarin ook wat je nog meer doet om dat doel te bereiken, iets ludieks zoals quiz, cabaret of enquête. 
• Inrichting van de stand; sfeer die je wilt oproepen, toegankelijkheid.
• Werkzaamheden en taakverdeling. Vraag je beurswerkers naar hun taakvoorkeuren. Als mensen iets moeten doen wat ze niet leuk vinden of minder goed beheersen, dan kan dat averechts werken voor je presentatie. Zorg voor een korte training, bijvoorbeeld met een rollenspel. Als je een quiz organiseert, hoe gaat dat dan? Als je vragenlijsten uitdeelt, hoe help je met invullen? Bedenk dat persoonlijk contact meer doet dan het uitdelen van folders. Leg uit hoe en waarom je namen en adressen van geïnteresseerde mensen moet noteren en zorg voor een slim systeem (laptop, formulier, visitekaartjesspaarpot, flip-over, enz.).
• Coördinatie: wijs een coördinator aan die straks niet zelf in de stand staat, maar als vliegende keep alles achter de schermen regelt. Een mobieltje is een must voor deze taak.
• Planning: wie kan wanneer aanwezig zijn? Het heeft de voorkeur dat mensen hele dagen aanwezig zijn. Bij halve dagen zijn mensen net ingewerkt als ze weer weg gaan. Maar uiteraard is een vrijwilliger voor een halve dag altijd welkom.
• Producten: wat ga je laten zien? Geef voorbeelden mee naar huis.
• Materialen: wat heb je verder nodig?
• Afspraken met beursorganisatie: elektra, stopcontacten, internetaansluiting, huren tafels en stoelen, grootte van de stand, huur scanner, helpdesk en technische medewerking, mogelijkheid om te kopiëren, oplossingen voor aanwezige drempels. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je zelf de stand moet opbouwen. Soms mag je van de organisatie ook niet drinken in de stand.
• Vraag verder of je beurswerkers specifieke wensen of behoeften hebben, zoals ringleiding of ADL.

Voor de beurs begint

Zorg dat je tijdig je stand kunt inrichten en alle apparatuur kunt testen. Doe dat liefst een dag tevoren, maar zeker voordat de eerste bezoekers binnenkomen. Dit betekent:

• Er is een lijst met materialen die mee moeten. Denk bijvoorbeeld aan:
  a. apparaten: laptop, beamer, projector, koffiezetter, warmhoudplaatje, licht, zaklamp en de bijbehorende gebruiksaanwijzingen.
  b. stroomvoorziening: meercontactdozen, verlengsnoeren, adapters, (telefoon-) opladers.
  c. producten: folders, flyers, visitekaartjes, persmappen, pennen, ballonnen en andere gadgets.
  d. aankleding: promopanelen, spandoeken, afzetlint en andere materiaal als foto’s en posters.
  e. schrijfmateriaal: pennen, potloden, dikke en dunne vilstiften, schrijfblokken.
  f. knutselmateriaal: scharen, plakband, lijm, kladpapier, gekleurd papier, draad, paperclips, nietmachine, punaises, hamer, spijkers, nijptang.
  g. meubilair: stoelen, tafels en prullenbak worden niet altijd door beursorganisator geleverd.
  h. catering: eten en drinken voor de standwerkers. Denk aan koffie, thee, limonade en water, suiker, melk, koekjes, (wegwerp) bekers, rietjes, lepeltjes, messen, vorken en lepels. Maak je soep? Zorg dan ook voor kommen.
  i. transport: karretje om spullen te versjouwen van de auto naar de stand.
  j. EHBO: verbanddoos.
• Alle materiaal staat klaar om mee te nemen.
• Er ligt een routebeschrijving, toegangskaarten voor deelnemers zijn geregeld en duidelijk is waar je kunt laden en lossen en waar je later je auto kunt parkeren.
• Er ligt een beschrijving van de manier waarop de stand moet worden ingericht. Denk daarbij aan de plaats van de apparatuur, elektra- en internetaansluitingen, voldoende beweegruimte, toegankelijkheid, sfeer, enz. 
• Er is een rooster wie op welk moment aanwezig is en welke taken heeft. Verspreid dat rooster ruim tevoren. 
• Er is een lijst met namen, adressen en (mobiele!) telefoonnummers van de standwerkers.
• Er is een overzicht van andere belangrijke telefoonnummers, zoals van de deelnemende organisaties, hun communicatiemensen, de helpdesk van de beurs, van mensen die in geval van nood technische problemen kunnen (komen) oplossen of apparaten kunnen komen aansluiten.

Tijdens de beurs

Zorg dat de beurswerkers weten waar ze aan toe zijn. Begin daarom de beursdag met een kort overleg.

• Bespreek de taken. Wie foldert of spreekt mensen aan? Wie noteert gegevens? Wie doet het vervolgpraatje? Enz. Zorg eventueel nog voor een korte training (rollenspel). Rollen wisselen mag uiteraard ook, zolang de verschillende taken maar vervuld worden.
• Pauzes zijn verplicht. De coördinator ziet hier op toe en stuurt mensen desnoods weg.
• Schrijf alle bevindingen op in kladblok of logboek. Zo kan informatie doorgegeven worden van dag(-deel) naar dag(-deel). Alles mag genoteerd worden, zowel technische als praktische zaken, maar ook de sfeer en leuke ontmoetingen.
• Let op herkenbaarheid. Draag bij je stand altijd een shirt of hesje van je club of minimaal een opvallende badge of een naamkaartje.
• Eten mag, maar niet in de stand. En trek dan liefst ook even het hesje uit. Drinken is vaak geen probleem, dat kan eventueel in de stand. Vermijd echter mobiel telefoneren in de stand.
• Noteer namen en adressen van geïnteresseerde bezoekers. 
• Wees blij! Straal dat uit met z’n allen. Laat zien dat je een team bent dat ergens voor staat.

Na de beurs

Als de bezoekers weg zijn, is het werk nog niet gedaan.

• Na afloop moeten stand en materialen opgeruimd worden. Werk systematisch. Zorg voor een lijst van alles wat gedaan moet worden. Wat moet waarheen en wie zorgt daarvoor.
• Toon je waardering voor vrijwilligers en beurswerkers. Zorg dat bloemetje, bon of ander presentje aanwezig zijn en geef dat bij hun vertrek. Maak tevoren afspraken over een borrel en een hapje na afloop.
• Plan een evaluatiebijeenkomst om te leren van de ervaringen. Laat je waardering voor de getoonde inzet blijken. Kijk terug op wat je samen bereikt hebt. Zorg voor foto’s en een kort verslag met bijvoorbeeld cijfers van aantallen bezoekers, perspublicaties of toename van bestellingen van producten of hits op de website. Geniet van de resultaten. 
• Laat iets van je horen. Doe iets met de adressen die je verzamelde. Bel op, zend een brief, stuur een kaartje, maak een e-mail nieuwsbrief, meld dat er een verslag met foto’s op de site staat, nodig ze uit voor een nieuwe actiebijeenkomst.
  

 Download als word bestand