Vergadering plannen

Hoe krijg je sneller een overleg in ieders agenda?

Het vaststellen van een vergaderdatum is een vervelende klus. Vaak kost het veel telefoontjes of e-mail om een gemeenschappelijke datum te vinden. Het rondsturen van een brief met datumlijstjes is achterhaald. Zowel het internet als Microsoft Outlook bieden praktische alternatieven voor het aloude datumlijstje.

Datumprikker

Deze website biedt een handige oplossing. Je hoeft namelijk alleen een aantal mogelijke data voor de vergadering in te voeren, een groep deelnemers toe te voegen en het programma zorgt dat alle genodigden automatisch een e-mail ontvangen. Hierin wordt gevraagd om te reageren. De deelnemers geven aan op welke data ze wel en niet kunnen. Ze zien ook wat de anderen deden.

Het aanmaken van de datumprikker gaat in vier stappen:

1. Naam en doel van de afspraak;
2. Voorstellen datums;
3. Toevoegen genodigden;
4. Bevestigen.

Voordeel van de datumprikker is dat je meerdere datavoorstellen kunt doen. Voordeel is ook dat iedereen kan zien wat de stand van zaken is.

Webadres: http://www.datumprikker.nl

Een vergadering plannen met Outlook

Veel mensen gebruiken Microsoft Outlook. Ook met dit programma kun je makkelijk vergaderingen plannen. 

1. Klik op Agenda. Klik op Vergadering plannen in het menu Acties. 
2. Klik op Toevoegen en klik vervolgens op Uit adresboek toevoegen. Typ de naam van de persoon die bij de vergadering aanwezig moet zijn in het vak Typ of selecteer een naam. Klik voor elke ingevoerde naam op Vereist of Optioneel. Klik op OK.

   a) Maken de deelnemers gebruik van dezelfde server en houden zij hun elektronische agenda bij, dan kun je met AutoSelectie  het tijdstip vinden waarop alle genodigden beschikbaar zijn. Klik op een tijdstip waarop alle genodigden beschikbaar zijn. Klik op Vergadering beleggen. Typ een beschrijving in het vak Onderwerp. Klik op Verzenden. Iedereen ontvangt nu per e-mail een uitnodiging voor de vergadering en wordt gevraagd om de afspraak te bevestigen.

   b) Werkt iedereen op een andere plek, dan moet je zelf een datum kiezen. Typ een beschrijving in het vak Onderwerp. Klik op Verzenden. Iedereen ontvangt nu per e-mail een uitnodiging voor de vergadering en wordt gevraagd om de afspraak te bevestigen.

3. De agenda of andere stukken voor de vergadering kun je als bijlage in het vergaderverzoek invoegen.

   Nadeel van Outlook is dat de andere deelnemers niet kunnen zien wat de stand van zaken is. Zij reageren allemaal individueel naar degene die de vergaderafspraak wil maken.

Download als word bestand