Telefonisch vergaderen met Skype

Hoe vergader ik effectief en zonder kosten met Skype?

Met Skype kun je zonder kosten telefoneren via internet. Een makkelijke manier om telefonisch te vergaderen. Maar hoe zorg je voor een effectieve Skype bijeenkomst? Etiquette voor virtuele bijeenkomsten door Bin Kroon.¹

Het voorzitten van een virtuele (Skype) bijeenkomst:
1.   Vraag iemand anders aan om aantekeningen te maken.
2.   Stel jezelf en de aanwezigen aan het begin van het Skype gesprek voor.
3.   Vraag of de personen die deelnemen alle anderen kunnen horen en evt. zien in geval van een video conference.
4.   In geval van technische problemen met de virtuele bijeenkomst kan je een instant Skype message naar de deelnemers sturen
      om te weten wat er aan de hand is.
5.   Vertel het doel van de bijeenkomst.
6.   Stel spelregels op en benoem deze voor een bijeenkomst, bijvoorbeeld: 
                •  Neem actief deel aan het gesprek en deel je gedachten
                •  Stel vragen.
                •  Respecteer elkaars gedachten, zelfs als ze anders zijn dan die van jou.
                •  Meld storingen op de lijn meteen! (achtergrondmuziek, zacht stemgeluid, lawaai enz.). Het is vervelend achteraf
                   te horen dat de helft van de conversatie wegviel.
7.   Praat niet te snel en geef de deelnemers af en toe de ruimte om opmerkingen te maken. Deelnemers vinden het vaak moeilijk
      om er tussendoor te komen of kunnen afgeleid zijn.
8.   Zorg ervoor dat sprekers niet afdwalen van het onderwerp.
9.   Sommige mensen vallen stil in een groepsgesprek op Skype.
      Als voorzitter moet je die personen actief betrekken bij de meeting: "Marieke, wat is jouw mening over..."
10. Sommige mensen willen veel aan het woord zijn, probeer een balans te vinden en zorg dat niet enkel een klein groepje praat.
11. Houd de bijeenkomst kort als het een werkoverleg is.
12. Maak aan het eind van de bijeenkomst een samenvatting van de genomen besluiten en actiepunten.
13. Stuur na de bijeenkomst een e-mail met deze besluiten en actiepunten.

Gedragsregels voor deelnemers:
1.  Stel jezelf voor als je voor de eerste keer spreekt, en ook af en toe later, zodat mensen weten wie aan het woord is.
2.  Zorg ervoor dat er bij jou geen achtergrond muziek of lawaai is.
3.  Wees er bewust van dat gesticuleren of wijzen niet hoorbaar is, en tijdens een video conference ook niet duidelijk overkomt.
4.  Stel vragen als je iets niet begrijpt of als je de draad van de conversatie kwijt bent geraakt.
5.  Ga niet multi-tasken. Concentreer je op de virtuele bijeenkomst om je aandacht erbij te kunnen houden.

Algemene opmerkingen
Houdt er bij een virtuele (Skype) bijeenkomst rekening mee dat:
                        •  Je geen lichaamstaal kunt zien (of slechts beperkt op een video conference) dus je hebt geen / weinig signalen
                           over welke impact het op iemand heeft van wat er gezegd wordt;
                        •  Het plaatsen van een foto de communicatie kan vergemakkelijken. Je weet dan beter met wie je spreekt.
                           Maak dit echter niet verplicht. Niet iedereen wil zijn/haar foto plaatsen;
                        •  Virtueel vergaderen heeft voor- en nadelen. Het is vaak beter geschikt voor presentaties en wat meer
                           one-to-all communicatie (spreker naar een groep). Soms wat minder geschikt voor informeel brainstormen omdat
                           je de non-verbale communicatie mist.

Verder lezen
• Tips & Trucs over Skype: Nieuwe manieren van communiceren

DOWNLOAD ALS WORD BESTAND 

¹ Aflevering van Tips & Trucs samengesteld door Bin Kroon, GreenMont Systems Nederland voor de Makkerdag op 29 mei 2009.