Telefonisch vergaderen
Tips voor effectieve vergaderingen op afstand
Telefonisch vergaderen kan efficiënt zijn. Bij telefonisch vergaderen overleggen een aantal mensen met elkaar via de telefoon. Telefonisch vergaderen is soms beter en vaak een goede aanvulling op face-to-face overleg. Telefonisch vergaderen is met name geschikt voor het uitwisselen van informatie en het nemen van besluiten.
Voordelen
Telefonisch overleg bespaart reistijd en kosten. Er is geen vergaderruimte nodig. Je kunt vaker, maar korter overleggen. Daardoor worden mensen meer betrokken. Telefonisch vergaderen kan altijd en overal. Met een gewone telefoon of met een mobieltje. Thuis, onderweg of op het werk. Daarom is een telefonische vergadering makkelijk in te plannen. Zeker bij spoedoverleg. En bij telefonische vergaderingen worden makkelijker besluiten genomen.
Hoe en wat
Er zijn twee vormen van telefonisch vergaderen. Bij een ‘dial-in vergadering’ belt iedereen zelf naar een bepaald nummer. Bij ‘dial-out’ wordt iedereen vlak voor de vergadering gebeld. Bij dial-in betaalt iedereen zijn eigen telefoonkosten; bij een dial-out vergadering gaat de rekening naar de organisator. Voordeel van dial-out is dat mensen de vergadering niet kunnen vergeten of dat ze te laat komen.
Wanneer niet
Telefonisch vergaderen is niet altijd de beste oplossing. Je ziet de ander niet, kies dus niet voor telefonisch vergaderen als het gaat om een overleg met veel non-verbale communicatie. Interrupties zijn lastig bij telefonisch overleg, kies dus een andere vorm als het gaat om een overleg met veel interactie.
Tips
Zoals bij elke vergadering vraagt ook telefonisch vergaderen een goede voorbereiding. Hieronder enkele tips:
Voor de vergadering
• Zorg voor een goede planning: laat de deelnemers tijdig weten wanneer de vergadering is en wat de procedure is (dial-in of dial-out).
• Laat ieder weten welk nummer ze kunnen bellen als de verbinding wegvalt.
• Laat ieder zoveel mogelijk een rustige ruimte kiezen.
• Gebruik zo mogelijk een handsfree telefoon (onder meer om makkelijker aantekeningen te maken).
• Bij dial-out: vraag alle telefoonnummers, laat iedereen zijn telefoon aanzetten, toestel niet doorschakelen en voice-mail uit zetten.
• Bij dial-in: geef aan welk nummer men moet bellen en wat de procedure verder is (bijvoorbeeld intoetsen van vergadercode).
• Stuur de agenda en de vergaderstukken tijdig rond.
• Structureer de vergadering en geef bij de agenda aan wat de bespreek- of beslispunten zijn.
• Stuur zo nodig een overzicht rond van de deelnemers, liefst met foto.
Tijdens
• Wees op tijd.
• Laat alle deelnemers zichzelf kort voorstellen. De anderen kennen dan de stem die bij een naam hoort.
• Als de groep groot is, zeg dan je eigen naam, voor je begint te spreken.
• Noem altijd de naam van degene aan wie je iets vraagt.
• Laat deelnemers zoveel mogelijk uitspreken; vermijd onderbrekingen.
• Houd het gesprek kort en gericht. Formuleer duidelijk maar zo kernachtig mogelijk.
• Zorg dat alle deelnemers aan het woord komen.
• Rond elk onderwerp, elk agendapunt af met een rondvraag waarin ieder nog één keer zijn mening kan geven.
• Evalueer: vraag aan eind van elk overleg om suggesties om het telefonisch vergaderen te verbeteren.
Na
• Geef een korte samenvatting van de discussies en besluiten.
• Maak een afspraak voor een volgend overleg als iedereen nog aan de lijn is.
• Stuur het verslag van de vergadering (in ieder geval een besluitenlijst) zo snel mogelijk rond.
Adressen
Telefonisch vergaderingen kunnen bij elke aanbieder van telefoondiensten geregeld worden. Enkele voorbeelden:
• Belbank, T 0900 2352265, 
www.belbank.nl
• Easy conference, T 0900-1970, www.easyconference.nl
• KPN, T 0800 0156, www.kpn.com/kpn/show/id=1074005
• KPT Conferentie Klant Portaal Services, http://www.kpnconferencing.nl/info/default.asp
Meer plezier – Minder papier
Deze handreiking is mede gebaseerd op de inzending ‘Anders vergaderen’ van de Nederlandse Vereniging van Graves Patiënten (NVGP) voor de Meer plezier – Minder papier – prijs 2005.
Makkers Unlimited