Vergaderingen plannen


Hoe krijg je sneller een overleg in ieders agenda?


Het vaststellen van een vergaderdatum is een vervelende klus. Vaak kost het
veel telefoontjes of e-mail om een gemeenschappelijke datum te vinden. Het
rondsturen van een brief met datumlijstjes is achterhaald. Zowel het
internet als Microsoft Outlook bieden praktische alternatieven voor het
aloude datumlijstje.

Datumprikker

Deze website biedt een handige oplossing. Je hoeft namelijk alleen een
aantal mogelijke data voor de vergadering in te voeren, een groep
deelnemers toe te voegen en het programma zorgt dat alle genodigden
automatisch een e-mail ontvangen. Hierin wordt gevraagd om te reageren. De
deelnemers geven aan op welke data ze wel en niet kunnen. Ze zien ook wat
de anderen deden.
Het aanmaken van de datumprikker gaat in vier stappen:
  1. Naam en doel van de afspraak;
  2. Voorstellen datums;
  3. Toevoegen genodigden;
  4. Bevestigen.
Voordeel van de datumprikker is dat je meerdere datavoorstellen kunt doen.
Voordeel is ook dat iedereen kan zien wat de stand van zaken is.

    . Webadres: http://www.datumprikker.nl

Een vergadering plannen met Outlook

Veel mensen gebruiken Microsoft Outlook. Ook met dit programma kun je
makkelijk vergaderingen plannen.
   1. Klik op Agenda. Klik op Vergadering plannen in het menu Acties.
   2. Klik op Toevoegen en klik vervolgens op Uit adresboek toevoegen. Typ
      de naam van de persoon die bij de vergadering aanwezig moet zijn in
      het vak Typ of selecteer een naam. Klik voor elke ingevoerde naam op
      Vereist of Optioneel. Klik op OK.
     a) Maken de deelnemers gebruik van dezelfde server en houden zij hun
        elektronische agenda bij, dan kun je met AutoSelectie  het tijdstip
        vinden waarop alle genodigden beschikbaar zijn. Klik op een
        tijdstip waarop alle genodigden beschikbaar zijn. Klik op
        Vergadering beleggen. Typ een beschrijving in het vak Onderwerp.
        Klik op Verzenden. Iedereen ontvangt nu per e-mail een uitnodiging
        voor de vergadering en wordt gevraagd om de afspraak te bevestigen.
     b) Werkt iedereen op een andere plek, dan moet je zelf een datum
        kiezen. Typ een beschrijving in het vak Onderwerp. Klik op
        Verzenden. Iedereen ontvangt nu per e-mail een uitnodiging voor de
        vergadering en wordt gevraagd om de afspraak te bevestigen.
   3. De agenda of andere stukken voor de vergadering kun je als bijlage in
      het vergaderverzoek invoegen.
Nadeel van Outlook is dat de andere deelnemers niet kunnen zien wat de
stand van zaken is. Zij reageren allemaal individueel naar degene die de
vergaderafspraak wil maken.