Toegankelijk vergaderen Hoe maak ik mijn overleg begrijpelijk? Mensen met beperkingen hebben net als iedereen recht op toegankelijke informatie. Dit betekent dat zij moeten kunnen deelnemen aan al je overleggen en bijeenkomsten, voorafgaand, tijdens en na afloop van een actie. Deze aflevering van Tips & Trucs gaat over toegankelijk vergaderen. Doel Iedereen moet zijn eigen keuzes kunnen maken. Dat betekent bijvoorbeeld meepraten en meebeslissen in bijeenkomsten en overleggen. Toegankelijk vergaderen betekent dat de informatie die wordt aangeboden voor iedereen te begrijpen is. Toegankelijk vergaderen betekent ook dat iedereen volwaardig aan de vergadering kan deelnemen. Bijvoorbeeld: de vergaderruimte is toegankelijk, er is voldoende licht, er is een ringleiding en/of een doventolk, enz. Toegankelijk vergaderen begint met het duidelijk vaststellen van de potentiële deelnemers en de eisen die dat stelt aan de vergadering, vergaderruimte en vergadermiddelen (papier, microfoons, enz.). Deze Tips & Trucs vormen geen checklist voor toegankelijke bijeenkomsten. Het zijn suggesties om het voor iedereen prettig te maken om mee te doen. Hoe maak ik mijn overleg begrijpelijk? Adviezen voor vergaderaars: . klare taal: gebruik duidelijke en dagelijkse taal, in korte zinnen. . geen bijzinnen: gebruik één zin per onderwerp. . eenduidig: gebruik altijd hetzelfde woord voor hetzelfde begrip. . structuur: zorg voor opbouw in je verhaal en geef overgangen aan. . schrap: geef alleen de belangrijkste informatie. Vermijd details. . kwaliteit: gebruik alleen goed gedrukt en duidelijk materiaal. . beelden: gebruik visueel materiaal. Biedt mensen de mogelijkheid om dingen aan te raken. . interactie: betrek de deelnemers bij je presentatie. . duidelijk spreken: liplezen kan alleen als de luisteraar de spreker kan aankijken. . contact: spreek deelnemers direct aan en praat niet over hun hoofd met begeleiders. . wie-is-wie: zorg dat de organisatoren en sprekers goed herkenbaar zijn. Noem de naam van degene die je aanspreekt. De kunst van vergaderen is je te beperken tot de hoofdlijn, het is een kunst om te kunnen weglaten. Voorbereiding: . uitnodiging: zorg dat alle vergaderstukken twee weken voor de vergadering verzonden zijn. Alle stukken moeten eenvoudig en leesbaar zijn. Stel informatiemateriaal op verzoek ook beschikbaar in andere leesvormen zoals braille, grotere letter of voorgelezen op DAISY CD of gewone audio CD (Loket Aangepast Lezen; Braille.nl). . post en mail: verstuur agenda, notulen enz. niet alleen per post, maar altijd ook per e-mail. Niet alleen als pdf-bestand, ook als Word- versie. Ze zijn dan leesbaar met brailleleesregel of voorleesbaar met de computer. Indien mogelijk ook PowerPoint presentaties tevoren rondsturen zodat die alvast met hulpmiddelen bestudeerd kunnen worden. . hulpmiddelen: vermeld welke voorzieningen er zijn voor mensen met beperkingen. Informeer of mensen andere voorzieningen nodig hebben. Vraag hen tijdig te reageren, zodat je voor hulpmiddelen kan zorgen. Geef altijd aan als hulpmiddelen NIET aanwezig zijn. . training: bied een vergadertraining aan. . vooroverleg: organiseer een overleg vóór de vergadering tussen deelnemers en/of hun coaches. Organisatie: . rol voorzitter: de voorzitter is verantwoordelijk voor het goed verlopen van de bijeenkomst. Hij moet zorgen dat alle mensen mee kunnen doen. Vraag aan altijd in het begin van een overleg of er mensen zijn die speciale wensen hebben, waar de anderen rekening mee zouden kunnen houden. - Overgevoelig voor geluid, bijv. bij de hooraandoening 'hyperacusis' of hinder van geluid, zoals bij 'tinnitus' (hoorsuizen). Het geluid van metalen lepeltjes in stenen kopjes wordt dan snel als pijnlijk of lastig ervaren. Afgesproken kan worden om het zachter te doen. - Angst voor honden. Soms hebben mensen liever dat hulphonden een beetje bij hun uit de buurt gehouden worden. - Vloeken. Sommige mensen vinden het vanuit hun geloofsovertuiging onplezierig als er gevloekt wordt. Afgesproken kan worden om dit zoveel mogelijk te vermijden. . pauze (1): houd voldoende pauzes: 's morgens koffiepauze, tussen de middag een lunch en 's middags theepauze. Geef altijd aan hoe laat de vergadering weer begint. . pauze (2): houd mini-pauzes na elk moeilijk agendapunt, om de overgang naar een nieuw onderwerp te kunnen maken. Die pauzes hoeven niet langer dan vijf minuten te duren. Het is niet de bedoeling om in een mini-pauze na te praten of om weg te gaan. . leespauzes: voorkom leespauzes door het tijdig opsturen van stukken. Is een leespauze echt nodig, zorg dan dat er iemand is die kan assisteren voor degenen die problemen hebben met lezen. . uitleg: laat elke spreker plaatjes, symbolen of video gebruiken. Moeilijke woorden, plaatjes en/of video mondeling toelichten. . verstaan: zorg ervoor dat iedereen mee kan praten. - inzet van tolken gebarentaal, tolken Nederlands ondersteund met gebaren of schrijftolken. - gebruik ringleiding - voorzitter let erop dat de gehele vergadering duidelijk gesproken wordt (en niet alleen de eerste drie minuten); voorzitter let er ook op dat iedereen alles kan verstaan. . samenvattingen: voorzitter moet zorgen voor samenvattingen. - geef een samenvatting voor elk nieuw agendapunt - begin met een samenvatting na elke pauze - begin de vergadering met een samenvatting van de vorige dag of van de vorige bijeenkomst. . wie-is-wie: begin met een voorstelrondje zodat je weet wie er zijn, waar ze zitten en hoe hun stemmen klinken. De voorzitter spreekt iedereen die hij het woord geeft aan met zijn naam. . vergaderkaarten: gebruik de 'vergaderkaarten' van Inclusion Europe: - een groene kaart betekent dat iemand het er mee eens is - een gele kaart betekent langzamer praten - de rode kaart betekent even stoppen . vergaderregels: iedereen mag meepraten over alle agendapunten. Maar niemand mag door een ander heen praten. Laat mensen alleen praten over het onderwerp dat op de agenda staat. Vraag voorafgaand aan de vergadering of iedereen het met de agenda eens is en voeg zo nodig een punt toe of voer er wat vanaf. . presentaties: vertel altijd het verhaal bij PowerPoint presentaties en ander visueel materiaal zodat iedereen dezelfde informatie heeft. . evalueer: vertel na elke bijeenkomst wat je van de vergadering vindt. Verzamel ook de mening van de andere deelnemers. Dit helpt om een volgende vergadering nog beter te maken. Eisen aan de ruimte: . toegankelijk: de locatie en de vergaderruimte zijn toegankelijk, zowel vanaf de openbare weg als intern. Denk bijvoorbeeld aan: - routebeschrijving - gehandicaptenparkeerplaatsen - goed toegankelijk met openbaar vervoer - hellingbaan - ruime ingang - geen drempels - liften voldoende groot - logische looproute - geen obstakels (bijv. laag hangende objecten waaraan je je hoofd kunt stoten) - goede verlichting, voldoende kleurcontrasten - duidelijke bewegwijzering (niet te hoog, voldoende onderscheidend) - toegankelijk podium - bruikbare toiletten - balies op passende hoogtes - geen dingen waaraan je je gemakkelijk kunt verwonden (cactussen op de vensterbank, kapstokhaken, schappen met scherpe hoeken of randen) - geen kwetsbare objecten (kristallen vazen). . uitgankelijk: nooduitgangen, vluchtroutes en EHBO moeten goed zichtbaar zijn. Zorg dat obstakels in de looproute goed opvallen. Controleer de nooduitgangen. Laat ze zonodig even zien. . lucht: er is voldoende ventilatie, er wordt niet gerookt, er staan geen bloeiende planten, er hangt geen recente verflucht, er is geen tocht door airconditioning. . licht: er is voldoende licht om de sprekers te zien en om toelichtende teksten te lezen. Geen tegenlicht: beeldscherm en flapover staan niet zo dat mensen tegen het licht in moeten kijken. Ramen mogen niet verblinden (denk aan zonwering). . geluid: iedereen is verstaanbaar - sprekers worden versterkt (iedereen zit redelijk dichtbij een microfoon, men praat niet door elkaar) - er is een ringleiding en/of een doventolk - de akoestiek is in orde (iedereen is verstaanbaar zonder galm of vervorming, je kunt opnames maken zonder storende achtergrondgeluiden als muziek of airco). . ADL: ga te voren na of er behoefte bestaat aan assistentie bij dagelijkse levensverrichtingen en zorg voor een ADL. . hulp: zorg dat er mensen zijn die een handje kunnen helpen, ook voor degenen die geen specifieke ADL-voorzieningen nodig hebben (rolstoel duwen, koffie halen, begeleiden naar plaats, enz.). . consumpties: houd met iedereen rekening - zorg bij lunch of koffie altijd voor iets vegetarisch. Informeer tevoren naar specifieke dieetwensen. - houdt kleine pauzes voor inschenken koffie of thee tijdens vergadering voor deelnemers die niet zelf snel iets kunnen inschenken, of vraag in zo'n geval expliciet of er ook mensen zijn die iets willen drinken. - zorg voor stevig servies. Geen plastic bekertjes, die stoten te makkelijk om en verbranden vingers: vingers die een blinde nodig heeft om te voelen. - houd het simpel om te eten. . voldoende zitplaatsen: - zorg voor voldoende zitplaatsen voor rolstoelgebruikers (minimaal 5%, maar afhankelijk van je doelgroep kan dat makkelijk meer zijn). - zorg dat er ook voor anderen goede zitgelegenheid is met stevige stoelen met armleuningen. . voldoende ruimte: zorg voor een ruime vergaderruimte. Niet op elkaars lip zitten geeft iedereen meer vrijheid, ook in woord en denken. Meer lezen: . 'Iedereen doet mee' in 'Actievoeren met een handicap' van uitg. Garant. . 'Opzoekboek vergaderen' van Raad op Maat. . Brochure 'Maak u verstaanbaar. Communiceren met doven en slechthorenden; ook uw zorg!' en andere informatie op de website van de NVVS [www.nvvs.nl/download/diversen/WMOtipstoegankelijkheid.pdf] . Brochure 'Niet zo... ...maar zó' van de NVBS. . Handreiking 'Hoe maak ik informatie toegankelijk?' van Programma VCP [www.programmavcp.nl/intranet/downloads/Downloads%20website%20VCP/hoema akikinfotoegankelijk_handreiking.doc] . Map 'Regels voor vergaderingen en conferenties' van Inclusion Europe. . Loket Aangepast Lezen, T 070 3381500, klanten@aangepast-lezen.nl: verwerkingstijd 2 á 3 weken, maximaal 25 pagina's [www.aangepast- lezen.nl]. . Braille.nl: alleen voor particulieren gratis 5 pagina's platte tekst [www.braille.nl].