Offertes aanvragen


Hoe vergelijk ik prijzen?

Voor je actie heb je een flyer nodig, stickers, buttons of briefpapier. Hoe
vind je de juiste kwaliteit tegen een passende prijs? Dat doe je door
offertes aan te vragen.


Offerte
Een offerte is een formele aanbieding van werkzaamheden. Een offerte
verplicht jou tot niets; voor het bedrijf leidt het wel tot verplichtingen.

Offertes vraag je aan om kostprijzen te vergelijken. Je stelt tevoren vast
wat je precies wilt hebben (aantal, afmetingen, kwaliteit, levertijd,
enz.). Die gegevens geef je door aan een bedrijf. Zij berekenen wat de
kosten worden.
Soms ben je verplicht om meerdere offertes aan te vragen. Bijvoorbeeld
omdat een subsidiegever of sponsor dat verwacht, of omdat je accountant dat
wil. Het is echter altijd goed om merdere offertes aan te vragen. Reden is
dat je niet alleen kunt laten zien dat je het geld goed besteedt en dat je
verantwoorde keuzes maakt, maar daar ook gericht actie op neemt.

Varianten
    - Offerte: bedrijven beoordelen op kosten, vooral bij concrete producten
      of uitvoering. Doel is prijs bepalen, op basis van vooraf vastgestelde
      criteria.
    - Pitch: bureaucompetitie, beoordelen op voorstellen, vooral voor
      creatieve trajecten op de lange termijn. Doel is om passend bureau of
      bedrijf te vinden, ook op basis van vooraf vastgestelde criteria.
    - Aanbesteding: verplicht voor alle overheden en organisaties die met
      publieksgeld gefinancierd worden bij opdrachten boven E 133.000, ook
      op basis van vooraf vastgestelde criteria. Aanbesteden is meestal niet
      van toepassing op actievoerders.

Offerte aanvragen
    - Voorbereiding: Bedenk wat je wilt en zet het op papier. Zo'n
      wensenlijstje heet officieel briefingdocument of program van eisen. Ga
      na met welke leverancier je wilt werken. Controleer de bedrijven waar
      je een offerte wilt aanvragen, zoals ervaringen van anderen of
      aangesloten bij brancheorganisatie. Spreek af wie binnen je actiegroep
      verantwoordelijk wordt. Wie wordt contactpersoon, wie nemen de
      beslissingen?
    - Briefing: Verwachtingen schriftelijk of mondeling duidelijk maken.
      Verstrek briefingdocument aan bedrijf tijdens briefinggesprek of stuur
      het op. Als een bedrijf extra vragen stelt, bijvoorbeeld achteraf of
      in een mondelinge toelichting, voeg die informatie toe aan je
      briefingdocument en stuur de informatie ook aan andere betrokken
      bedrijven. Iedereen krijgt dezelfde informatie.
    - Program van eisen: In briefingdocument zaken als oplage, soort papier,
      hoeveel kleuren, waar afleveren, enz. Bedenk zelf, wat is je
      doelstelling, visie, strategie. Ga zelf na hoeveel geld je beschikbaar
      hebt. Je hoeft dat echter niet publiek te maken.
      Bij een eenvoudige offerte, geef je zoveel mogelijk concrete
      informatie:
         o Soort papier, soort materiaal, digitaal bestand,
         o Formaat, vorm, omvang
         o Wie doet de opmaak
         o Oplage
         o Kleur of zwart-wit, hoeveel kleuren
         o Hoe aanleveren (soort bestand)
         o Hoe afleveren
         o Waar afleveren
         o Aantal correctierondes
         o Tijdpad, planning, is er haast bij
         o Zoek je voor je actie naar de meest goedkope oplossing
         o Naam, adres, telefoon en e-mail adres van je actiegroep
         o Enz.
      Bij een uitgebreide briefing vertel je meer:
         o Doelstelling: wat is de bedoeling
         o Profiel actiegroep: achtergrondinformatie organisatie
         o Aanleiding van de opdracht: visie, strategie
         o Product: wat heb je precies nodig?
         o Resultaat: doel wat je wilt bereiken?
         o Doelgroep: wie wil je bereiken, zijn er specifieke
           eigenschappen?
         o Boodschap: wat wil je vertellen?
         o Uitstraling: beeld, gevoelens, look&feel, hoe wil je overkomen?
         o Randvoorwaarden: waarmee moet rekening worden gehouden?
         o Taken en verantwoordelijkheden: wie doet wat?
         o Eigen inbreng: wat lever je zelf aan, welke informatie is er al?
         o Begeleidingscommissie: omvang, aantal vergaderingen, rol
         o Planning: fases, deadlines en beslismomenten
         o Aard van de offerte: verkennend, schatting kosten, voorstel
           werkzaamheden, uitgewerkt projectplan, concreet plan van aanpak
         o Enz.
      Budget: hoeveel geld heb je beschikbaar? Inzicht in je budget kan
      bedrijven helpen om tot een voor jou passend plan te komen. Meestal
      wordt echter niet aan bedrijven verteld wat je budget is omdat het de
      prijs op drijft.
    - Getekende offerte: vraag om een getekende offerte. Inschattingen per
      telefoon of per e-mail zijn niet rechtsgeldig.
    - What you see is what you get: maak afspraken of de mensen die de
      plannen presenteren, ook het team vormen dat het gaat uitvoeren. Vraag
      of degene waarmee je spreekt over de offerte, straks ook je
      contactpersoon is. Vraag of de senior-professionals die het plan
      presenteren de uitvoering doen of dat dit wordt overgedragen aan een
      stagiaire of junior-medewerker onder begeleiding.
    - Proportionaliteit: zorg dat je vraag in verhouding staat tot de omvang
      van het project. Maak duidelijk dat je bij een offerte op al je vragen
      antwoord wilt hebben. Verwacht bij een pitch geen volledig uitgewerkte
      plannen, maar om een richting of om oplossingsmogelijkheden voor de
      lange termijn.
    - Passend: bedenk wat voor soort bedrijf je zoekt. Wat past het beste
      bij je actie. Ga niet willekeurig offertes aanvragen. Denk aan
      grootte, vestigingsplaats, en dergelijke.
    - Beperkt: nodig maximaal drie of vier bedrijven uit om een offerte op
      te stellen.
    - Kosten? Bureau of bedrijf moet investeren in een offerte (tijd,
      bureaupresentatie). Vraag daarom alleen offertes aan als je serieus
      klant wilt worden. Offertes worden kosteloos uitgebracht. Alles wat
      meer is dan een offerte behoort betaald te worden. Bijvoorbeeld als
      een bedrijf een plan moet presenteren, dan is het gewoon om daar een
      vergoeding voor te geven. Die vergoeding moet in relatie staan tot het
      geleverde werk.
    - Auteursrecht? Ga niet aan de haal met een idee van een bureau of
      bedrijf dat je hebt afgewezen. Alleen als je een (deel van de)
      voorbereidingskosten betaalt én als je er uitdrukkelijk afspraken over
      gemaakt heb, kun ideeën van een ander gebruiken. Maak in je contract
      echter altijd afspraken dat teksten, films, ontwerpen enz. jouw
      eigendom worden, waardoor je niet vast zit aan dezelfde leverancier.
    - Procedure: wees open over de selectieprocedures. Vertel dat je meer
      offertes aanvraagt (hoeveel), hoe je gaat beoordelen (criteria),
      wanneer je met uitslag komt. Je hoeft niet te vertellen met wie je nog
      meer in gesprek bent, maar dat mag wel.
    - Beoordelen: je kunt puur op prijs beoordelen. Maar het is niet
      verstandig om automatisch voor de goedkoopste optie te gaan.
      * Kijk of het 'klikt' met een bedrijf.
      * Houdt er rekening mee dat veel bedrijven onvolledige offertes
      sturen. Dat betekent aanvullende informatie vragen, als je tot een
      goede vergelijking wilt komen.
      * Houd er rekening dat bedragen vaak zonder BTW zijn (resp. 6% of
      19%).
      * Let op stelposten die niet in de prijs zijn inbegrepen. Accepteer zo
      min mogelijk stelposten door om een nadere specificatie van de
      stelposten te vragen. Is alles bij de prijs inbegrepen of zijn er
      kosten die later apart worden doorberekend.
      * Word er een vaste prijs geboden of een verrekenbare prijs. Bij
      minder werk, soms lagere kosten; maar bij meer werk, extra kosten.
      * Let op bij drukwerk. Daar mag altijd geleverd worden met een
      'overschiet' van 10%. Er kan dus maximaal 10% meer of minder geleverd
      worden. Houd hier rekening mee in je planning.
    - Geld is niet alles: zeker bij grote opdrachten gaat het ook om
      persoonlijk contact (klikt het), al beschikbare kennis en ervaring bij
      bedrijf over je actie of organisatie, bestaande afspraken.
    - Afronden: leg contact met alle bedrijven en vertel/schrijf kort waarom
      je wel/niet voor hen gekozen hebt. Leg na de afronding van de
      transactie de ervaringen met het bedrijf vast. Dat is makkelijk als je
      weer een offerte aanvraagt.

Bronnen
    - Checklist briefing, kaartje van Enof ontwerp+communicatie
      (www.enof.nl)
    - Pitchen, een kunst op zich, folder van de VEA (www.vea.nl)
    - 5 belangrijke tips: www.tellus.nl/ontvangenoffertes.asp
    - Checklist voor een offerte-aanvraag:
      www.natuurnet.nl/Second_Opinion/checkli1.html