E-nieuwsbrieven Hoe maak ik een digitale nieuwsbrief? Je gaat actievoeren en je wilt alle betrokkenen op de hoogte houden van de ontwikkelingen. Wat heb je gedaan en hoe reageerde de gemeente? Wanneer is de volgende actie? Steeds meer mensen zijn online. Met een digitale nieuwsbrief kun je snel en makkelijk veel mensen bereiken. Deze aflevering van Tips & Trucs gaat over het maken van een digitale nieuwsbrief, ook wel elektronische nieuwsbrief, e-nieuwsbrief of e-zine genoemd. Doel Voor je over de vorm en de inhoud van je nieuwsbrief kunt beslissen, moet je eerst weten wat je met je nieuwsbrief wilt bereiken. . Informeren. Geef informatie en uitleg over je actie. . Opiniëren en lobbyen. Overtuig met feiten, standpunten en opinies. . Tot actie aanzetten. Doe mee met een manifestatie, bezoek de website, enz. . Leden werven en binden. Betrek de mensen bij je actie. . Naamsbekendheid vergroten. Laat het belang zien van je actie of je organisatie. Een nieuwsbrief is geen doel op zich. Je nieuwsbrief moet aansluiten bij de doelstellingen van je organisatie. Doelgroep Stel vast wat je belangrijkste doelgroep is. Alleen als je weet voor wie je de nieuwsbrief maakt, kun je de lezers goed aanspreken. Tot wie richt je je? . Wat wil je bereiken? Wie je doelgroep is, hangt nauw samen met wat je met je nieuwsbrief wilt bereiken. Wil je bijvoorbeeld een grote groep informeren of een kleinere groep aanzetten tot acties? . Wie wil je bereiken? Actieve actievoerders, geïnteresseerden, brede groep betrokkenen, ambtenaren en politici, de media? . Wat speelt bij de doelgroep? Wat willen ze weten, hoe diep gaat hun belangstelling? Inhoud Waarover ga je schrijven? Welk nieuws wil je brengen? . Nieuws van de actiegroep (corporate nieuws). Commentaren en standpunten van je organisatie, persberichten, verslagen van gebeurtenissen (aan tafel bij de wethouder), agenda, enz. . Extern nieuws. Informatie over beleidsontwikkelingen, aankondigingen van bijeenkomsten, verwijzingen naar publicaties van anderen, enz. . Intern nieuws. Portretten van medewerkers en actievoerders, nieuwe plannen, enz. . Serviceberichten. Last minute waarschuwingen voor acties, informatie over trainingen, oproepen, nieuwe producten of deadlines die bijna aflopen, enz. . Nieuws speciaal voor leden. Tips & Trucs, interne cursussen, nieuwe producten voor leden, enz. Houd rekening met je doelgroep. Bestuurders en beleidsmedewerkers willen analyses en beleidsmaatregelen. Actievoerders willen weten wat er speelt en zijn geïnteresseerd in mensen achter acties. Tip: breng alleen nieuws dat niet ergens anders te vinden is. E-nieuwsbrief Deze tips & trucs beperkt zich tot de digitale nieuwsbrief. Papieren nieuwsbrieven zijn uit. De productie kost veel tijd en het verzenden per post is duur. Wat is een e-nieuwsbrief? Een e-nieuwsbrief is een e-mail met telkens een paar regels tekst en vervolgens een link. Wil je meer weten, dan kun je doorklikken naar meer informatie op een website. Er is een alternatief: een e-nieuwsbrief met volledige berichten. Dit is de digitale variant van de oude nieuwsbrief op papier. Je hoeft geen website te onderhouden en het is goedkoper dan een nieuwsbrief per post. Deze variant kan als e-mail, maar ook als PDF-bestand verzonden worden. Voordelen Een e-nieuwsbrief is snel te maken en makkelijk te versturen. Je kunt direct inspelen op het nieuws of op beleidsontwikkelingen. Oproepen tot actie zijn snel verspreid. Een e-nieuwsbrief wordt meestal direct na ontvangst gelezen en reacties volgen ook snel. Met een e-nieuwsbrief kun je zorgen voor meer bezoekers op je website. Lezers geven makkelijk feedback als je het invullen en terugzenden van vragenlijsten automatiseert. Het is eenvoudig om je abonneebestand op te bouwen en bij te houden. Desgewenst kun je gepersonaliseerde berichten versturen, met de naam van de abonnee in de aanhef. Ook kun je de abonnee laten kiezen tussen verschillende soorten opmaak: gewone tekst (tekstversie) of opgemaakt als webpagina (HTML). Elke ontvanger kan tekstversies lezen, en de downloadtijd is miniem, maar de HTML-versie biedt uitgebreidere opmaakmogelijkheden en maakt dat je e-nieuwsbrief er verzorgder uitziet. Nadelen Het gemak van een nieuwsbrief versturen per e-mail, is ook een bedreiging. Met één muisklik verdwijnt de nieuwsbrief in de prullebak. Nadeel van een e- zine is ook dat de lay-out in veel gevallen eenvoudig moet zijn. Vormgeving Ontwikkel een vaste opmaak voor je nieuwsbrief. Heb je eenmaal een template, sjabloon of stramien, dan hoef je de tekst daar alleen nog maar in te plakken: . Vaste rubrieken. Sorteer de berichten in overzichtelijke rubrieken. Bijvoorbeeld: nieuws, oproepen, commentaar en agenda. Of kies voor inhoud, zoals Wmo, non-discriminatie of vervoer. . Korte krachtige koppen. Kopjes zijn richtingaanwijzers in de tekst. Koppen zijn kort, bevatten geen bijvoeglijk naamwoorden, staan in de actieve vorm (geen 'worden') en bevatten geen voorzetsels. . Pagina-indeling. Verdeel de informatie gelijkmatig over het scherm. Verdeel de artikelen in tekstblokken van zes tot tien regels. Gebruik witregels om de verschillende onderwerpen te onderscheiden. . Inhoudsopgave. Zet de inhoudsopgave bovenaan de tekst. Maak interne links vanuit de inhoudsopgave naar de betreffende tekstblokken, en plaats buttons waarmee de lezer weer terug kan naar de inhoudsopgave. . Omvang. Maak je e-nieuwsbrief niet te lang: niet minder dan drie en niet meer dan zeven artikelen. Beter twee keer een korte e-nieuwsbrief dan één keer een lange. De tekst zou geprint eigenlijk niet langer dan anderhalf A4 moeten zijn. . Breedte. Maak de nieuwsbrief niet te breed, lezers scrollen niet graag horizontaal. . Lettertype. Voor de leesbaarheid is een schreefloze letter het beste (Verdana, Arial). Veel ontvangers zullen echter hun eigen standaardlettertype en lettergrootte hebben geïnstalleerd. Je nieuwsbrief moet daarom onafhankelijk van het lettertype goed te lezen blijven (zowel bij de tekstversie als bij HTML). . Illustraties. Beperk het gebruik van illustraties: ze maken je nieuwsbrief traag. Kies alleen gecomprimeerde illustraties. Je e- nieuwsbrief mag maximaal 50 kB worden. . Printbaarheid. Zorg dat je nieuwsbrief, makkelijk geprint kan worden. Als dit door gekozen opmaak niet mogelijk is, zorg dan voor een 'kale' printversie. . Toegankelijkheidscriteria (W3C). Je nieuwsbrief moet voldoen aan de toegankelijkheidscriteria voor websites. Stijl De stijl van je nieuwsbrief hangt af van je doelgroep. Spreek hun taal. Schrap ambtelijk jargon en details. Voor e-nieuwsbrieven geldt ook: . Begin met het nieuws. Gebruik geen chronologische opbouw. Zet de belangrijkste boodschap vooraan, niet pas als conclusie in de slotalinea. . Opsommingen. Maak korte en bondige zinnen en gebruik veel opsommingen. . Informeel. Doe niet aan SMS-taal, maar maak afgeronde zinnen. Schrijf geen woorden in hoofdletters en vermijd uitroeptekens. Abonneebestand Hoe kom je aan adressen van mensen aan wie je jouw nieuwsbrief kan sturen? En hoe beheer je die adressen? . Adressen verzamelen. Plaats oproepen op andere websites. Verstuur aankondigingen naar relevante organisaties. Print je nieuwsbrief en leg hem in wachtkamers, bibliotheken en instellingen. Stuur een persbericht naar kranten en andere media. . Aanmeldformulier op je website en in je e-nieuwsbrief. Vraag alleen naam en e-mail adres, meer persoonlijke gegevens wil men liever niet achterlaten op een website. Laat abonnees automatisch weten dat ze zijn aangemeld voor je nieuwsbrief. . Tell a friend. Biedt in je e-nieuwsbrief de mogelijkheid om de hele nieuwsbrief door te sturen naar kennissen ('Tell-a-friend'-button) . Stuur eerste nummers met toelichting. Hoe je de adressen ook verzamelt, vertel in je eerste nieuwsbrief hoe je aan de gegevens bent gekomen. Bied de ontvangers de mogelijkheid zich af te melden. . Bijhouden van adreswijzingen. Biedt de mogelijkheid om contactgegevens aan te passen via je website. Kies eventueel voor software die de adressen van geretourneerde e-nieuwsbrieven blokkeert. . Het opslaan van abonneebestanden. Eenvoudige databaseprogramma's als Excel of Acces zijn geschikt om je abonnees bij te houden, ook Outlook is zeer geschikt. . Niet doen: mailadressen in de velden 'to' of 'cc' plaatsen. Alle geadresseerden weten dan wie je e-nieuwsbrief krijgt. Die adressen kunnen zelfs gekopieerd worden en misbruikt voor andere doeleinden. Plaats alle e-mailadressen in het veld 'bcc', dat maakt de e- nieuwsbrief anoniem. Nadeel is dat de nieuwsbrief soms als spam wordt gezien en dan wordt geweigerd. Verzending Zelf je elektronische nieuwsbrief verzenden is eenvoudig. Dat kan met een programma als Outlook. Voor een met HTML opgemaakte nieuwsbrief kun je gebruik maken van programma's als FrontPage of Publisher samen met Excel of Access. Er is speciale nieuwsbriefsoftware en er zijn bedrijven die de verzending willen verzorgen. Beiden kost (veel) geld. Nadeel is ook dat je dan de productie moet inplannen. Je kunt niet snel even een nieuwsbrief uitbrengen. Verder lezen Deze aflevering van Tips & Trucs is een verkorte uitgave van de VCP- handreiking: 'Hoe maak ik een nieuwsbrief? Informatie voor actieve lokale belangenbehartigers die een eigen blad of digitale nieuwsbrief willen uitbrengen' (2007). De handreiking is te downloaden via: http://www.programmavcp.nl/files/uploads/handreikingen/hoemaakikeennieuwsbri ef_handreiking.doc