Draaiboek schrijven Hoe maak ik een draaiboek voor een actie? Actievoeren is niet moeilijk. Een goed plan is echter onmisbaar. Maak daarom altijd een draaiboek. Zo'n draaiboek voorkomt dat je zaken over het hoofd ziet. Het helpt bij het ordenen en verdelen van taken. In een draaiboek staat alles wat nodig is om de actie tot een succes te maken: alle taken en werkzaamheden, alle afspraken over tijdpad en taakverdeling. Draaiboek maken Een draaiboek is nooit klaar. Je werkt het telkens bij. Wees daarbij concreet over de activiteiten op korte termijn. Over de activiteiten die later plaatsvinden, hoef je in het begin nog niet zo precies te zijn. Die werk je pas uit als je verder bent met de voorbereidingen. Zo kom je tot een gedetailleerd draaiboek waarin van uur tot uur staat beschreven wat er gaat gebeuren, op welke locatie en wie daarvoor verantwoordelijk is. Hoe plannen? Waaraan moet je denken bij je actie of manifestatie? . Een tot twee maanden voor de actie. Vergunningen en verzekeringen, afspraken met gebarentolk en leveranciers (ADL hulp, geluidsapparatuur, mobiele toiletten, vervoer, e.d.), locatie, financiën, eerste oproepen achterban. . Twee weken voor de actie. Sprekers en andere gasten, programma, oproepen achterban. . Een week voor de actie. Schriftelijke informatie en andere actiemiddelen, berichtgeving naar media. . Een dag voor de actie. Controleren locatie, lijst met contactpersonen, draaiboek, middelen en materialen. . Actiedag. Inpraten van vrijwilligers en sprekers, meenemen middelen en materialen. Wat moet er in het draaiboek? Er zijn twee soorten draaiboeken: het organisatiedraaiboek en het dagdraaiboek. . Organisatiedraaiboek. Het organisatiedraaiboek gebruik je om de actie goed op poten te zetten. . Dagdraaiboek. In het dagdraaiboek staat van minuut tot minuut wat er gebeurt op de actiedag en wat er op dat moment van wie wordt verwacht. In het organisatiedraaiboek staat systematisch wie wat gaat doen, en vooral wanneer. Maak ook een kolom voor bijzonderheden. Daarin kun je extra informatie over een bepaalde taak opnemen. In de bijlage vind je een schema dat je voor je eigen organisatiedraaiboek kunt gebruiken. Vaste onderdelen van een actiedraaiboek zijn: . beslissen over de actie . veiligheid . vervoer . vergunningen . ADL hulp en andere voorzieningen . geld . oproepen achterban . inschakelen 'bondgenoten' . publiciteit, contacten met de politiek . tijdens de actiedag zelf . verslag . evaluatie. In het dagdraaiboek leg je vast welke afspraken er zijn gemaakt voor de actiedag zelf. Op die manier voorkom je bijvoorbeeld dat mensen dubbele taken hebben. In de bijlage vind je een aantal schema's waarmee je je eigen dagdraaiboek kunt maken. Je begint met het maken van een globale taakverdeling. Daarna beschrijf je per minuut wie wat doet. Tenslotte maak je een overzicht van telefoonnummers en contactgegevens van de mensen die bij de actie betrokken zijn. Tip: houd de zaak zoveel mogelijk onder controle, maar bedenk... chaotisch is niet altijd slecht. Immers het feit dat het geen professioneel en strak georganiseerde actie is, kan het juist sympathiek maken. Bijlage: voorbeeld organisatiedraaiboek | | |Voorbereid|Uitvoering| | | | |ing | | | |Wat |Bijzonderhede|Wie |Wie |Wanneer | | |n | | | | | | | | | | |Beslissen over de actie | | | | | |Wat gaan we doen en wanneer? | | | | | |Onder welke naam en | | | | | |verantwoordelijkheid vindt de | | | | | |actie plaats? | | | | | |Wie schrijft het programma? | | | | | |Wie bewaakt het programma? | | | | | |Draaiboek: wie wordt | | | | | |verantwoordelijk voor het | | | | | |draaiboek? | | | | | | | | | | | |Veiligheid: | | | | | |Wat zijn de veiligheidsrisico's? | | | | | |Hoe ondervang je deze? wie let op| | | | | |de veiligheid, heb je een | | | | | |(eenvoudige) ordedienst nodig? | | | | | | | | | | | |Vervoer | | | | | |Is er vervoer nodig? Wie regelt | | | | | |dat? | | | | | | | | | | | |Vergunningen | | | | | |Zijn er vergunningen nodig? Moet | | | | | |de politie geïnformeerd worden? | | | | | |Wie regelt wat? Demonstratie, | | | | | |parkeervergunning, vergunning om | | | | | |ballonnen op te laten, enz. | | | | | | | | | | | |ADL en andere voorzieningen | | | | | |Is er ADL hulp nodig? Een | | | | | |gebarentolk, ringleidingen, | | | | | |mobiele toiletten, enz. | | | | | |Wie regelt wat? | | | | | | | | | | | |Geld | | | | | |Gaat de actie geld kosten? Maak | | | | | |een begroting en ga op zoek naar | | | | | |financiers | | | | | |Wie maakt de begroting en is | | | | | |verantwoordelijk voor de | | | | | |afrekening? | | | | | |Wie benadert sponsors of | | | | | |medestanders met geld? | | | | | | | | | | | |Oproepen achterban | | | | | |Hoe bereiken we de achterban? | | | | | |E-mail, sms, telefoneren, oproep | | | | | |op sites, brieven, posters, | | | | | |flyers? | | | | | |Wie maakt ze? | | | | | |Wie zorgt voor de verspreiding? | | | | | | | | | | | |Inschakelen 'bondgenoten' | | | | | |Heb je bondgenoten die mee willen| | | | | |werken? | | | | | |actief bij voorbereiding en | | | | | |uitvoering actie | | | | | |door actiedoel te ondersteunen. | | | | | |Het moet onze actie blijven. Maak| | | | | |dus afspraken over wie wat doet, | | | | | |over besluitvorming en waar de | | | | | |eindverantwoordelijkheid ligt. | | | | | | | | | | | |Contacten met de 'politiek' | | | | | |Is de politiek een bondgenoot of | | | | | |richt je actie zich juist op het | | | | | |beïnvloeden van de politiek? | | | | | |Hoe leg je contact met de | | | | | |politiek? Hoe breng je ze op de | | | | | |hoogte van je actie? E-mail, | | | | | |telefoontjes, kant-en-klare | | | | | |vragen, uitnodigen voor | | | | | |demonstratie, enz. | | | | | |Wie doet wat en wanneer? | | | | | | | | | | | |Publiciteit rond actie | | | | | |Pers: persbericht, primeur naar | | | | | |journalist, ingezonden brief | | | | | |bij geheime actie, selecte groep | | | | | |journalisten hierover informeren | | | | | |bij openbare actie, ruim tevoren | | | | | |aankondiging, week tevoren | | | | | |persbericht, belangrijke media | | | | | |bellen (denk aan regionale pers).| | | | | |Voorbeelden: echte mensen met | | | | | |echte verhalen leiden tot de | | | | | |meeste aandacht van de media. | | | | | |Samenvatting: (half) A4-tje met | | | | | |tekst waarvoor je actie voert en | | | | | |wat je eist. | | | | | |Samenstellen van persmap met: | | | | | |persbericht | | | | | |achtergrondinformatie | | | | | |cijfermatige onderbouwing | | | | | |folders | | | | | |Woordvoerder: wie is woordvoerder| | | | | |tijdens de actie? | | | | | |Wie onderhoudt de perscontacten? | | | | | |Zorg tevoren dat er een | | | | | |persfotograaf aanwezig is (via | | | | | |GPD of ANP). | | | | | | | | | | | |Actiedag | | | | | |Taakverdeling: spreek tevoren | | | | | |taakverdeling af . | | | | | |Stel een inhoudelijk | | | | | |verantwoordelijke aan (iemand die| | | | | |zorgt dat de boodschap bij | | | | | |publiek, pers enz. komt; een | | | | | |coach van de woordvoerder) en een| | | | | |logistiek verantwoordelijke | | | | | |(iemand die zorgt dat alles goed | | | | | |en op tijd loopt). Zij vormen | | | | | |samen het team dat beslissingen | | | | | |neemt tijdens de actie. | | | | | |Denk ook aan: een woordvoerder, | | | | | |persregelaars, foto's, contact | | | | | |met gasten, contact met publiek, | | | | | |veiligheid. | | | | | |Hou voorafgaand aan de actie een | | | | | |briefing waarin je de bedoeling | | | | | |van de actie, de taakverdeling en| | | | | |wat je van actievoerders verwacht| | | | | |goed doorneemt. | | | | | |Zorg dat de actievoerders ook | | | | | |tijdens de actie geïnformeerd | | | | | |worden. Zorg ook voor informatie | | | | | |voor laatkomers zodat zij zich | | | | | |bij de actie kunnen aansluiten. | | | | | |Wijs iemand aan die | | | | | |verantwoordelijk wordt voor deze | | | | | |communicatielijnen voor, tijdens | | | | | |en na afloop van de actie. | | | | | |Actiemateriaal: wat is er nodig | | | | | |voor de actie of manifestatie? | | | | | |Hoe laat je jezelf zien | | | | | |van geraniums tot spandoeken. | | | | | |Hand-outs: (half) A4-tje met | | | | | |tekst waarvoor je actie voert en | | | | | |wat je eist. | | | | | |Zorg dat sprekers goed te | | | | | |verstaan zijn. Slechte | | | | | |verstaanbaarheid is met de | | | | | |huidige techniek goed op te | | | | | |vangen. Veel rolstoelen hebben | | | | | |een accu van 24 volt. Sluit je | | | | | |versterker daarop aan. | | | | | |Ondersteunend materiaal: | | | | | |van viltstift tot pleisters. | | | | | |Pijlen en borden naar de plaats | | | | | |van de actie. | | | | | |Lijst met 06-nummers van | | | | | |actieteam. | | | | | |Naambordjes (herkenbaarheid) voor| | | | | |de organisatoren. | | | | | |Foto's: wie maakt er foto's | | | | | |tijdens de actiedag of | | | | | |manifestatie? | | | | | |Drinken: wie zorgt voor | | | | | |bijvoorbeeld koffie? | | | | | |Veiligheid: wie let op de | | | | | |veiligheid, heb je een | | | | | |(eenvoudige) ordedienst nodig? | | | | | |Contactpersoon politie: als je | | | | | |politie verwacht, wie voert met | | | | | |hun de gesprekken? | | | | | | | | | | | |Verslag | | | | | |Wie maakt een verslag? Wie zorgt | | | | | |dat informatie op de website | | | | | |komt? Wat doe je met de foto's? | | | | | |Wie stuurt naar alle betrokkenen | | | | | |een bedank berichtje (brief, mail| | | | | |of sms)? | | | | | | | | | | | |Evaluatie | | | | | |Hebben we bereikt wat we willen? | | | | | |Wat moeten we verder ondernemen? | | | | | |Wat zijn de lessen voor een | | | | | |volgende actie? | | | | | Bijlage: voorbeeld dagdraaiboek |DAGDRAAIBOEK INSPECTIE STEMPROCES | |Tijd |Gebeurtenis |Bijzonderhede|Benodigdhed|Wie | | | |n |en | | |9.00 |Verzamelen bij Henk | | |Allen | | |(adres) | | | | |9.20 |Draaiboek doorlopen/ | |Draaiboeken|M | | |briefing | | | | |9.35 |Gereedmaken team |Jasjes aan |Checklist |G | | | |Posters op |Jasjes |K | | | |auto's |Posters | | | | |Checklisten |Petjes | | | | |en |Plakband | | | | |benodigdheden| | | |9.45 |Opvangen pers |Gehele tijd: |Persmappen |Tj / Ti | | | |waar kan pers| | | | | |het beste | | | | | |aansluiten? | | | |9.45 |Vertrek |Wie gaat met |2 taxi's | | | | |wie? |auto HdW en| | | | | |He | | |10.00|Aankomst 1e stembureau|Henk gaat | |Mensen OLGA voorop. | | |(waar?) |eerst naar | |Anderen wat meer op | | | |binnen | |afstand. Degenen die | | | |Stemmen en | |niet stemmen kijken | | | |checken | |ook rond en delen hun| | | |Door naar | |ervaringen met Karin.| | | |volgend | | | | | |bureau | | | |10.30|Aankomst 2e stembureau|Idem | | | | |(waar?) | | | | |11.00|Aankomst 3e stembureau|Idem | | | | | | | | | | |(gemeentehuis) | | | | |11.30|Aanbieden van |Henk biedt |Oproep |HD | | |resultaten en oproep |aan met |Resultaten | | | |aan burgemeester |woordje |inspectie | | | | |Burgemeester | | | | | |reageert | | | | | |Dijkstal vult| | | | | |aan | | | |12.00|Afsluiting, terugblik | | | | | |in huis Henk | | | | |12.00|Afspraken over | | |Organisatie comité | | |mogelijk persbericht | | | | | |e.d. | | | | | |Foto's |Naar | |Tj | | | |deelnemers, | | | | | |pers en sites| | | | |Verslag | | |Tj / Ti | |TAAKVERDELING BIJ INSPECTIE STEMPROCES | |Rol |Taken |Wie | |Praktische |Bewaking en |M | |coördinatie |bijstelling | | | |programma | | | |DEEL ACTIETEAM | | | |DAT BESLIST | | |Inhoudelijke |Opvangen pers |Tj / Ti | |coördinator |Inspreken | | | |woordvoerders | | | |Inpraten sprekers| | | | | | | |VORMT MET | | | |PRAKTISCHE | | | |COÖRDINATOR TEAM | | | |DAT BESLIST | | |Ervaringsdeskundigen |Als lid van team |To | |/ stemmers |stem uitbrengen |He | | | |(persoon met verstandelijke | | | |beperking) | |Toegankelijkheidsexpe|Checklist |K (LBT) | |rt |bijhouden | | | |Techn. | | | |inhoudelijke | | | |vragen | | |Woordvoerders |Spreken met pers |HdW (voorzitter OLGA) | | | |To (ervaringsdeskundige) | | | |He (ervaringsdeskundige) | | | |Ander lid inspectieteam | | | |W (LFB) | | | |HD (TaskForce Handicap en | | | |Samenleving) | |Foto's maken | |Tj | |verslaglegging | |Tj / Ti | |LIJST MOBIELE NUMMERS INSPECTIE STEMPROCES | |Volledige naam |Bedrijf |Telefoon op |Telefoon |Mobiele |E-mail | | | |werk |thuis |telefoon | | | | | | | | | |Ti |OLGA | | | | | |To |OLGA | | | | | |HdW |OLGA | | | | | |M |TaskForce | | | | | | |H&S | | | | | |W |LFB | | | | | |G |Makkers | | | | | |Tj |Makkers | | | | | |Aj |FvO / | | | | | | |Makkers | | | | | |An |CG-Raad | | | | | |K |LBT | | | | | | |L |ADL | | | | |